Doit-on conserver les contrats de mission d’intérim lorsque l'on est intérimaire ?

Pourquoi faut-il conserver certains documents suite à sa mission de travail temporaire ? Les différentes règles à respecter

La conservation de certains documents relatifs à un contrat de travail est une obligation légale pour les employeurs et notamment pour les agences d’intérim. En effet, un employeur est tenu de conserver certains documents pendant un délai minimum. En cas de contrôle de l’inspection du travail, de l’URSSAF ou de l’administration fiscale, la présentation de ces documents peut être réclamée. L’employeur doit alors être en mesure de les présenter. La conservation des documents est également importante si vous souhaitez emprunter en tant qu’intérimaire afin de présenter un dossier solide et à jour.

De la même manière, certaines actions en justice qui ont été menées par un salarié peuvent nécessiter la présentation de certains documents relatifs aux contrats de mission d’intérim. De fait, l’employeur se doit d’assurer la conservation de ces documents pour un délai préétabli.

Les documents dont la conservation n’est pas imposée par les textes de loi peuvent être conservés jusqu’à ce que le délai de prescription applicable soit expiré. Avant cela, il est déconseillé de s’en débarrasser, tant pour l’employeur que pour le salarié intérimaire. En effet, un intérimaire doit également conserver ses contrats de travail pour être en mesure de reconstituer l’ensemble de sa carrière lors de son départ en retraite. La conservation des contrats de mission d’intérim permet ainsi aux employeurs de remplir leurs obligations légales lors des contrôles, et aux intérimaires de faire valoir leurs droits au moment de la retraite.

Les documents à présenter en cas de contrôle dans le cadre d’une mission d’intérim

L’employeur est tenu de conserver pendant un an les documents permettant de comptabiliser les heures de travail effectuées par chacun de ses salariés, qu’il s’agisse ou non de salariés intérimaires. Les documents permettant de comptabiliser le nombre d’heures d’astreintes qui ont été accomplies mensuellement par le salarié intérimaire doivent également être conservés un an.

Pendant trois ans, l’employeur doit garder les documents qui font les comptes du nombre de jours pendant lesquels les salariés ont travaillé. Cela concerne spécifiquement les salariés par convention de forfaits. Le Registre Unique du Personnel (RUP) ainsi que les contrôles et les vérifications de l’inspection du travail doivent quant à eux être conservés par l’employeur pour une durée de cinq ans.

Les documents à présenter lors d’un contrôle de l’administration fiscale

L’administration fiscale est susceptible de réaliser un contrôle auprès des employeurs. Dans ce cas de figure, les employeurs de salariés en intérim doivent être en mesure de présenter leurs déclarations de TVA ainsi que leurs déclarations d’impôts.

Il s’agit notamment des taxes foncières, des impôts sur les sociétés, des impôts sur le revenu, des contributions audiovisuelles, des Bénéfices Industriels Commerciaux (BIC), du grand livre ou encore des Bénéfices Agricoles (BA). Pour présenter ces documents en cas de contrôle de l’administration fiscale, leur conservation doit être effective pour une durée de six ans.

Les documents à conserver en cas de contrôle de l’URSSAF

Une entreprise de travail temporaire fait l’objet d’une double immatriculation. L’une d’entre elles concerne le personnel permanent de l’entreprise, et l’autre le personnel intérimaire. En ce qui concerne les intérimaires, l’employeur doit conserver certains documents pour une durée de six ans.

En cas de contrôle de l’URSSAF, trois types de documents peuvent être réclamés : les documents sociaux de l’entreprise ; les documents comptables et financiers ; les documents administratifs et juridiques. C’est dans les documents sociaux que figurent les conventions de stage et les contrats de travail. De fait, l’employeur doit être en mesure de fournir un double du contrat de travail de son intérimaire lors d’un contrôle de l’URSSAF.

Quelles sont les spécificités des contrats de missions d’intérim en termes de conservation ?

Il est conseillé à l’entreprise utilisatrice de conserver les documents qui ont été remis au terme d’une mission d’intérim ou d’un CDD pendant au moins un an. En effet, l’employeur doit pouvoir fournir un double du certificat de travail remis au salarié intérimaire ainsi que les documents qui relèvent des indemnités légales ou conventionnelles de licenciement ou encore des dommages et intérêts pour rupture abusive et qui n’ont pas la nature d’un élément de rémunération.

Toutefois, il est conseillé de conserver le contrat de missions intérimaires pour une durée de quatre ans. Ce document peut être réclamé par l’inspecteur du travail, par un contrôleur de l’URSSAF ou par le salarié intérimaire lui-même.

Les entreprises de travail temporaire (ETT) se doivent également de conserver des documents précis en relation avec les missions en intérim. La durée de conservation de ces documents varie en fonction du type de document dont il s’agit. En l’occurrence, la base intérimaire CRM doit être conservée deux ans à partir du dernier contact entretenu entre l’entreprise de travail temporaire et le salarié intérimaire. Le contrat de mission, le contrat de mise à disposition des avenants, le contrat de professionnalisation ainsi que le contrat d’apprentissage doivent quant à eux être conservés pour une durée de cinq ans par l’entreprise. Enfin, les documents relatifs au travail qui a été effectué par le salarié intérimaire doivent être gardés près d’un an. Toutefois, il est recommandé de les conserver pour une période de cinq ans ou plus en cas de contrôle de l’URSSAF.

En ce qui concerne l’intérimaire, un certificat de travail lui est remis une fois que ses missions ont été effectuées. Ce document contient plusieurs mentions obligatoires : identité du travailleur temporaire, dates d’entrée et de sortie dans l’agence intérim à l’instar de Breizh Interim, nature des missions réalisées, solde du nombre d’heures de travail acquises au titre du compte personnel de formation, etc. L’attestation Pôle Emploi, quant à elle, lui permet de bénéficier d’allocations chômage pendant son délai de carence : de fait, il est utile de la conserver.

Maintenant que vous connaissez les modalités de conservation des documents, il ne vous reste plus qu’à choisir la bonne agence d’emploi pour vos missions.